「効率を上げる」というと、自分ひとりで頑張るイメージをもたれるかもしれませんが、そうとは限りません。

もちろん、自分ひとりで工夫できる点もたくさんあるので、ひとりで頑張ることを否定はしません。

しかし、誰かに協力してもらってできる効率化も少なくないので、どちらも全てやってみると良いと思います。

今回ご紹介した内容をご自身に照らし合わせてみて、必要に応じて実践してみてください。

同じ仕事をより短く、より質を高くしましょう！

効率を上げるといっても、以前もお伝えしたように、その原因は様々です。

まずは、自分が「効率が悪い」と感じている原因を明確にしましょう。

本当に効率が悪いとしたら、何がその原因なのかを突き止めましょう。

自分ひとりではなかなか客観視できず改善もできない、という場合は、迷いなく誰かに協力してもらいましょう。

周りに迷惑がかかるから・・と遠慮してしまう人もいますが、協力してもらって効率が上がるなら、結果的にチームや会社にとってはプラスです。一人で抱え込んで効率が悪い状態が続くほうが不利益かもしれません。

一つ一つのことに慣れていれば、それを同時に進行することは難しくないです。ですので、不慣れなことや新しいことに優先順位をつけて一つずつ得意にしていくと良いでしょう。

もしくは、どうしても同時に行う必要がある場合は、誰かに協力してもらいましょう。

完璧主義な人は、ここでも協力を仰ぎにくかったりしますが、一人でやることではなく仕事を完了させることにこだわりましょう。

以上、長くなりましたが、効率が悪い人の共通点と、その改善点でした。

・忙しくしているがバラバラ

中には、時間は目いっぱいつかっていて、自分なりに頑張っているという自負がある人もいると思います。それでも思ったような成果が出ていない場合はなぜでしょう。

それは、多くのことを同時にやろうとしていて、自分が処理できるキャパを超えてしまっているからかもしれません。

正直なところ悔しいですが、不慣れなことや新しいことを複数抱え込むのは相当な処理能力を必要とするので、認めざるを得ない場合もあるでしょう。

ルーティンワークの場合であれば、あらかじめ時間を決めて取り組むと良いでしょう。同じ作業でも、制限時間を自分で設けるだけで、集中力が違います。また、これをすることで、どのくらいの作業をどのくらい集中すればこのくらいの時間で完了できる、という感覚も養えるので、1日の仕事を組み立てやすくなります。

また、ある時間でできることが当たり前になってくると、もっと短い時間でできないか、と工夫することにも考えが及びやすいですし、その効果も明確にできます。

全ての仕事に制限時間を設けると良いですね。

これを回避するためには、メリハリをつけると良いです。仕事と休日でもメリハリがあってしかるべきですが、その仕事の中でもメリハリが大事です。8時間も集中力が続く人はいませんし、1日のうちに集中しやすい時間というのも人によって異

なります。

まずは自分が集中できる時間を把握し、そこに、集中力を要する仕事を割り当てると良いでしょう。

個人的には、資料作成は朝1時間と定時後にしますし、日中に作成したい場合には会議室にこもったりして環境を整えます。

・ダラダラ仕事をしている

「休日はゆっくりすごしたい」という方は多いと思います。そもそも休日は、仕事する上で必要だと認められて、リフレッシュのためにとるというのも、大きな目的の一つです。

しかし、その感覚を仕事にも持ち込んでしまうと、仕事中に時間を無駄にしてしまう、という現象を引き起こします。

特に、ルーティンワークが多い場合は、特に工夫も求められないので、ダラダラしてしまうことが多いです。

なるべく楽をしたいというのは普通の心理なので、気持ちはわかります。

目の前の仕事を一つ一つひたむきにこなしていくことも大切ですが、その仕事をする目的や目標を見据えてから取り組むともっと良い仕事ができるようになると思います。

「忙しくてなかなか明確にする時間がとれない」という意見ももちろんわかります。時間に追われているときにあえて時間をとることは非常に勇気が要りますが、そこまでしてでも先に時間をとることで結果的には大きな成果に繋がります。

・目的、目標がない

以前の「視野が狭い」とも共通する話ですが、その仕事をする意味や目的が明確であればあるほど、仕事の効率や質は上がってきます。

「今取り組んでいる仕事がもたらす結果は何か？それは自分にとってどういうメリットがあるか？会社にとっての価値は？」という項目に対して明確に答えられる人は、やる気やモチベーションが違います。それは、一緒に仕事をする人にも伝わ

るので、チームとしての効率にも影響してきます。

まずは、整理から始めましょう。整理する時間をつくるのも大事です。

仕事に関しては一元化してしまいましょう。付箋やノート、タスク管理アプリなどに分けて管理してしまうと、優先順位をつけにくいです。ノートやメモ、アプリなどの手段は自分に合ったもので良いですが、とにかく一つにまとめてみましょう。

自分の考えも同じで、毎日整理する時間をとっておくと、自分のことが良くわかって良いかもしれませんね。