受付の仕方で、まず大事なことは、訪問先に早めに到着していることが大事です。
少なくとも15分前には着くようにし、身だしなみを整えましょう。
15分くらいあれば汗をかいても落ち着くでしょう。
実際に、建物に入って受付にいくときは、可能であれば受付の前に待てる場所があるかは確認できるといいですね。あまり早く行って待つところがなければ、自分もお客様もどうしていいか困ることもあります。入口のドアを開けたらすぐにオフィスなんて会社も結構あります。それに合わせて5分前に着く方がいいのか、前もって早めに着いておくかを考えてみるといいでしょう。
ただし、早く着いたからといって、早く受付でお客様を呼ぶことはしない方がいいですね。5分前、もしくはぴったりに受付で担当者の方を呼ぶようにしましょう。なぜかというと、時間通りで準備しているお客様にとって、早く来た営業はせかされているような気がしてしまいます。相手にもよりますが、相手に負担がかからない配慮をすることは大事です。
受付の方がいて、取次をしてもらえるような場合は、手続きに時間がかかるので早めに受付だけでも済ませた方がいい場合もあるので臨機黄変さは大事です。
受付では、自分の会社名・名前はもちろん何時に誰と待ち合わせをしているのかを明確に伝えます。同姓がいそうであれば部署名までちゃんと伝えることを心がけましょう。わかりやすく丁寧に正確に伝えることも必要ですね。
面接であれば、受付の対応で採用・不採用を見られていることもあります。
訪問先に行けば、いつも見られている意識を持つことと、時間に対しては、お客様との打ち合わせが時間ぴったりに始めるためにはどのタイミングで受付をすればいいかを考えることが大事ですね。
ビジネスマナーとして、上着を脱ぐタイミングは意外と悩むものです。
周りが脱いでいないけど脱いでいいのかなど、知らないと困ることもあります。
まず、上着の中でもコートのようなものについては、訪問先に入る前に脱いで綺麗にたたんで手にかけます。建物の外ですでに脱いでおくといいでしょう。
雨や雪の日にはひとまず建物に入りたい気持ちにもなるかと思いますが、訪問先の方から見られている意識をいつも持ち、相手にどう受け取られるかを意識しましょう。
次に、スーツのジャケットなどの上着については、基本的には脱がないものだと思っていた方がいいですね。訪問先の服装にもよりますが、例えば自分が営業に行っていてお客様がスーツを着たままであれば特に自分から脱がないことが無難です。
どうしても脱ぎたい場合も、お客様に許可を得てからがいいでしょう。あまりに汗だくだったり、気温が暑いときには、お客様から声をかけてくださることもあります。その場合は、きちんとお礼を言って脱いでもいいかもしれませんね。
最近では、クールビズも浸透していますが、訪問先の企業の風土、年齢層、業種などによって、捉え方は様々です。その場の雰囲気をみて判断する必要がありますね。
自分のことをどう呼ぶかは人によって異なります。
「わたし」「わたくし」「ぼく」「オレ」「自分」「うち」など様々です。
ただ、ビジネスマナーにおいては、「わたし」「わたくし」が一般的です。
「自分」という表現も敬語のように感じる方もいるかもしれませんが、丁寧な表現ではありません。
最初は使いなれなくても、「わたし」「わたくし」を心がけましょう。
特に、面接時は短時間で判断をされてしまいます。
ぼくや、自分という表現を使うだけで、相手には一般常識がない人だったり、周りへの配慮が足りない子供な人などといった印象を与えてしまいます。
いくら伝える内容がしっかりしていてもそれだけで、聞いてもらえなくなることもありえます。
せっかくであれば、ビジネスマナーをしっかり理解し、使いなれなくても「わたし」「わたくし」で話すことを心がけ、社会人としてどこでも通用する言葉遣いを意識していくといいでしょう。
使っているうちに慣れてくるので、自分がどう感じるか以上に、相手にどう受け取られるかに目を向けることが必要です。
ビジネスマナーとは何かというと、
仕事上における基本的なマナーのことです。
普段やっている行動とビジネス上における行動で違う点などもあるので、
勉強してみることも必要ですね。
自分はそんなつもりがなくても、
相手を不愉快にさせていたなんてことも無知なことで起こることはあります。
ビジネスマナーについて気にしない方もいますが、
仕事ができる人ほど自分もきっちりしているし、特に初対面の相手と仕事をするときは、
信頼できる人かどうかをビジネスマナーを見て判断している人も多いのではないかと思います。
ビジネスマナーをちゃんと守っているから必ず商談や仕事が上手くいくわけではないと思いますが、
少なくともマイナスな印象にならないように、
また少しでもプラスになるよういと常日頃から意識をしておくことは必要ですね。
特に社会人にこれからなる方や、なりたての方、
転職して新たな環境になる方は勉強してみてはいかがでしょうか？
