前回は、OUTLOOK VBAという言語について紹介しました。
今回は、具体的に何ができて、どう仕事が早くなるか、を紹介します。
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例１）メールがフォーマット通りかどうかを確認する
大きな組織になると、業務を自動化するために、メールなどのフォーマットを決めていることがあります。
また、特にコンプライアンスに関わるものであれば、それがフォーマット通りかどうかを一字一句確認する場面もあるでしょう。
本来であれば、全て目視で確認していく必要があります。
それが、OUTLOOK VBAであれば、文言が一致しているかどうかを一瞬で判定できます。もちろん、空行の数なども含めて、照合することができます。
例２）スケジュールが重なっているかどうかを判断して調整する
OUTLOOKには予定表、スケジュールといった機能があります。
営業同行などの依頼を関係部署にする場合、予定確認・調整に手間取ることがありますが、OUTLOOK VBAであればすぐ判断できて、誰のどの予定をどうズラせば予定を入れられるか、などの調整を自動ですることができます。
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EXCEL VBA同様、使いこなせば大きく効率化できます。
以前、EXCEL VBAでどれだけ仕事が早くなるかをご紹介しました。
実は、VBAはこれだけじゃないんです。
メーラーとしてOUTLOOKを使っている方も多いと思いますが、OUTLOOK VBAというのもあるんです。
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例えば、ネット通販会社で、ECサイトを運営しているとしましょう。
そして、顧客から注文が入るたびに「受注メール」が送られてくる、という設定です。
そのメールを自動でフォルダ分けする、というくらいであれば、OUTLOOKの仕分け機能があるので、それで十分です。
ところが、そのメールの内容をEXCELで作成した「受注管理表」に反映させる、となると、一通一通メールを開いて内容を追記して・・という作業になると思います。
これが、OUTLOOK VBAを使うことでボタン一つで完了してしまいます。
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メールを受信して、その内容に応じて何かをする、という業務は非常に多いと思います。
これがボタン一つで完了できるようになれば、もっと生産的なことに時間を割けますよね。
前回は、EXCEL VBAという言語について紹介しました。
今回は、具体的に何ができて、どう仕事が早くなるか、を紹介します。
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例１）情報収集業務では・・
あるキーワードで検索して、ヒットするサイトのとある情報をピックアップして取得したい、としましょう。
本来であれば、まずヒットしたサイトを開いて、必要な情報をコピーしてEXCELに貼り付けて、また次のサイトを開いて・・・という作業になると思います。
これが、EXCEL VBAを使うことで、ボタン一つですべてのページのあらゆる情報を数秒で貼り付けてくれます。
例２）メール送信業務では・・
展示会などで大量に交換した名刺があるとします。そこに記載しているメールアドレス全てに対して、お礼メールを送るとしましょう。
本来であれば、メール本文のひな型を作って、1枚ずつメールアドレスと会社名、担当者名を変えて送っていく作業になると思います。
これが、上記の情報さえEXCELにまとめてしまえば、ボタン一つで一斉に個別送信することができます。
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まだまだ例はありますが、どれだけの効率化になるかがイメージしていただけたのではないでしょうか。
